商務(wù)告知公函格式范文

企業(yè)于日常經(jīng)營(yíng)期間，向合作方傳遞正式信息時(shí)，有著必備文書商務(wù)告知公函，它注重格式規(guī)范，用語嚴(yán)謹(jǐn)。撰寫一份告知公函，既要使對(duì)方迅速理解核心內(nèi)容，可要展現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)形象。下面關(guān)聯(lián)常見場(chǎng)景，拆解標(biāo)準(zhǔn)格式以及寫作要點(diǎn)。

告知公函必備要素有哪些

一份完整的、用于商務(wù)告知的公函，必然是要涵蓋標(biāo)題、收文單位、正文、落款以及附件說明這五個(gè)部分的。標(biāo)題，這通常是直接寫成類似于“關(guān)于XXX的告知函”這種形式，并且是要在居中位置去排列的。收文單位，那可是得寫全稱的，就像那種怎么個(gè)格式，比如說“致：XX科技有限公司”。再來說正文，正文首先得交代背景以及事由，然后，要明確地去告知具體的事項(xiàng)，最后還要表達(dá)出希望對(duì)方能夠知曉或者配合的這么一種態(tài)度。落款這塊兒，它是包含發(fā)文單位名稱、日期以及加蓋公章的。要是涉及到文件、表格等補(bǔ)充材料的話，那就需要在正文之后注明“附件：XXX”。

格式排版注意事項(xiàng)

公函通常采用A4紙，上邊距為2.5厘米，左邊距是2.5厘米，右邊距同樣為2.5厘米，下邊距則為2厘米。正文所使用的字體是宋體或者仿宋，字號(hào)為四號(hào)或者小四，行距為1.5倍。標(biāo)題應(yīng)加粗且居中，正文段落首行需縮進(jìn)兩個(gè)字符。收文單位要頂格書寫，之后加上冒號(hào)。落款需右對(duì)齊，單位名稱處于上方，日期在下方。整個(gè)頁面要維持干凈整潔，不能出現(xiàn)花哨的裝飾以及顏色。要是公函超過一頁，那么第二頁要注明“第2頁共X頁”。

寫作避坑指南

出現(xiàn)的常見錯(cuò)誤存在著三種類型 ，其一為語氣方面出現(xiàn)不恰當(dāng)?shù)那闆r ，將本應(yīng)是告知性質(zhì)的內(nèi)容寫成了命令或者請(qǐng)求的形式 ，舉例來說 “請(qǐng)務(wù)必回復(fù)” 這種表述就會(huì)顯得生硬 ，因而應(yīng)該改寫成 “特此告知” 或者 “煩請(qǐng)知曉”。其二是信息呈現(xiàn)出模糊狀況 ，僅僅提及 “近期調(diào)整” 但針對(duì)具體時(shí)間卻未加以寫作 ，如此容易引發(fā)多次反復(fù)的溝通。其三乃是遺漏了關(guān)鍵的細(xì)節(jié)之處，比如變更聯(lián)系方式的公函中忘記寫上新的號(hào)碼。在書寫完成之后一定要對(duì)照著進(jìn)行檢查：事情的緣由是否清晰明了 ，時(shí)間是否確定無疑 ，落款部分是否完整無缺。最好是請(qǐng)同事再次審核一番 ，以此避免因低級(jí)錯(cuò)誤而對(duì)公司形象造成影響。

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