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時間:2021-03-18 08:37:47 文秘知識

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  電話不僅僅是一個傳遞信息的工具,還在很大程度上體現(xiàn)通話者個人的修養(yǎng)和素質(zhì)。那么文秘?fù)艽螂娫捯⒁馐裁茨,一起來看看?/p>

文秘?fù)艽螂娫挼淖⒁馐马?/></p><p><strong>  擇時通話。</strong></p><p>  通話時機的選擇看似平常,實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn),選擇自己方便的時候撥打電話,這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對方的情況,是選擇通話時機的基本原則。</p><p>  撥打電話要選擇通話效率高的時間,換句話來講,就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間盡量不要給他人打電話,除非萬不得已。嚴(yán)格地講,晚上10點之后,早上7點之前,沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話,要先說一句“抱歉,事關(guān)緊急,打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者,就餐時別打電話,F(xiàn)代人工作繁忙,通常中午只有一個小時的吃飯時間,如遇電話,豈不影響食欲?另外,倘若不是重大事情,節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會里,盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識。如果是撥打國際長途電話,尤其是像美國等距離較遠的國家,還要考慮到時差的問題。當(dāng)然,秘書在工作中遇到緊急情況,可隨時與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò),雖然也要注意把握分寸。</p><p>  撥打電話除了要注意時間的選擇,還要注意空間的選擇。一般來講,私人電話是在家里打的,公務(wù)電話是在辦公室打的'。在工作場合,撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機。此外,除非工作之需,一般是不應(yīng)在公眾場所撥打電話的,秘書人員更應(yīng)注意這一問題,切不可不管有無必要,總是旁若無人地大聲吆喝,令他人厭煩。</p><p><strong>  簡短通話。</strong></p><p>  電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話,有多少事就說多長時間,說清楚為止。但是,在秘書工作中,通話時間是宜短不宜長,要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”,即每次通話的時間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然,這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘,而是指要長話短說,廢話少說,沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞,不可拿著話筒捉迷藏,一定要有時間觀念。</p><p><strong>  通話內(nèi)容精練有序。</strong></p><p>  秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先,要知道通話對方有幾個電話號碼,第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次,要列出通話的事項,先講重要的事情,后講次要的事情。</p><p><strong>  禮貌掛機。</strong></p><p>  結(jié)束通話后要禮貌地掛機。首先,要了解怎樣暗示對方終止通話。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點,比如:“陳部長,那我們這次就說好了,請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話,我應(yīng)該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下,接您過來!边@就是重復(fù)要點的方法,以免對方記錯了,或者忘記了,同時也說明秘書人員訓(xùn)練有素,不說廢話。</p><p>  其次,要熟知掛機的順序。不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對方先掛斷電話,這雖然是出于禮貌,但實際上卻行不通。從禮儀角度來說,通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。對秘書人員來說,應(yīng)該由上級先掛,客人先掛。如遇特殊情況,即通話雙方地位一樣,都是秘書,性別相同,年齡相仿,此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。</p>
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